Propositions réfléchies (!) relatives à "l'inforganisation" de l'EPLEA des Combrailles du 08/06/98
Afin de dresser un premier bilan, vous trouverez ci-dessous le texte en italique des propositions originales et en gras, les commentaires relatifs à l'avancement des travaux...
Parmi les fonctions et les métiers représentés au sein de l'EPLEFPA des Combrailles, celle de responsable informatique offre une vue tant analytique que synthétique du fonctionnement de l'établissement.
Analytique, dans la mesure où le responsable informatique est sollicité par chacun des utilisateurs qu'il dessert. Il est ainsi amené à connaître, évaluer, conseiller et intervenir sur des domaines aussi variés que :
- la gestion comptable,
- la gestion des paies,
- la gestion des élèves,
- la gestion du personnel,
- la gestion de l'information,
- l'organisation interne,
- l'éthique d'utilisation des outils qu'il met à disposition...
Afin d'être pertinent, il se doit d'appréhender la logique de chaque fonction, de chaque métier. Il doit ensuite proposer des solutions adaptées à chaque tâche.
Synthétique, dans la mesure où le responsable informatique doit maintenir la cohérence du système informatique, qu'il adapte sans cesse pour répondre à l'évolution de l'organisation qui l'utilise. Ce processus est récursif. En effet, chaque modification de l'organisation de l'établissement se répercute sur le système informatique, qui lui-même influence l'organisation.
Cette brève et succincte description des activités du responsable informatique vise à expliquer, sinon à excuser, la tendance hégémonique et omniprésente de ce dernier, à être présent sur tous les fronts. Il ne s'agit pas pour moi de me rendre indispensable, mais d'assurer un fonctionnement homogène et continu du système dont j'ai la charge.
Je vais maintenant m'attacher à décrire ce que la mise en réseau des ordinateurs du site de Saint Gervais d'Auvergne m'inspire comme réflexions.
Lorsque nous avions défini nos besoins avec Pierre ROBERT lors de l'appel d'offre, nous avions mis l'accent sur la nécessité de sécuriser les données qui seraient véhiculées par le réseau informatique. Les recommandations du consultant du Conseil Régional d'Auvergne nous ont donnés satisfaction.
Sécurisation des données
Sécurisation physique :
Afin de bénéficier de la configuration matérielle qui nous a été installée, nous avons choisi d'imposer à chaque utilisateur de stocker ces propres fichiers sur le serveur uniquement. Ainsi, les procédures de sauvegarde quotidiennes que nous réalisons assurent-elles une copie complète de toutes les informations générées par chacun des utilisateurs sans exception.
En revanche, cette technique présente un inconvénient majeur : si le serveur s'arrête, personne ne peut plus accèder à ses données. Conscient du risque, nous avons dans un premier temps répliqué tous les fichiers du serveur sur un poste local. Le premier crash du serveur nous a permis de constater le bien-fondé de notre démarche, mais aussi ces limites (Délai de restauration pour chaque utilisateur assez long, restauration sur des postes locaux avec risque de versions multiples).
C'est pourquoi, avec le deuxième crash du serveur, nous avons, illégalement, créer un deuxième serveur, sur lequel toutes les informations du premier sont répliquées chaque nuit. Ainsi, chaque utilisateur peut accéder à ses fichiers de la veille directement, quasiment de manière transparente et instantanée.
Sécurisation logique :
Par ailleurs, avant l'installation du réseau, nous étions confrontés à d'important problème de confidentialité et de filtrage d'accès aux informations. Le réseau a permis de sécuriser les accès. En effet, chaque utilisateur ne peut consulter que les informations pour lesquelles il dispose d'une habilitation.
La finesse du contrôle qu'il est possible d'opérer sur ces accès permet d'autoriser la seule consultation, la mise à jour ou d'interdire purement et simple toutes connaissances de l'existence d'une information.
Organisation des données
La centralisation du stockage des données en un même point couplé à la possibilité pour un utilisateur ou plusieurs de consulter simultanément les mêmes informations quelque soit l'endroit où ils se sont connectés à favoriser un début de normalisation dans le classement des informations.
Chacun a pris conscience de l'impérieuse nécessité d'organiser ses propres données de manière à ce que les autres puissent y accéder, même en son absence.
Cependant, de nombreux efforts restent à faire dans ce sens. En effet, trop de logiciels différents sont utilisés pour élaborer les différents documents. Ainsi, les utilisateurs ne disposant pas de la bonne version du logiciel émetteur ne peuvent pas accéder à l'information dont ils ont besoin.
Recommandation N°1
Il est vital qu'une harmonisation soit opérée au plus vite.
Cette démarche nécessitera :
* d'imposer à chacun l'utilisation d'un seul et même logiciel pour la conception des documents.
C'est le logiciel WORKS sous WINDOWS 95 qui remplira cette tâche. Il est par conséquent impératif que Pierre ROBERT établisse un planning de formation pour l'ensemble du personnel administratif.
Le traitement de texte WORD ne sera utilisé que pour la mise en forme de documents lourds et complexes et restreint à certains utilisateurs dont la liste reste à fixer.
* d'imposer l'utilisation d'une base de données commune gérant toutes les données nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement. Chacun devant avoir conscience de l'impérieuse nécessité de renseigner en temps réel cette base de données.
Cette base de données s'appuiera sur le Gestionnaire de Bases de données PARADOX. La programmation est en cours, à charge pour Gaël PLANTIN de fournir les différentes applications correspondantes (Centre de documentation, Gestion des élèves, de leurs notes, de leurs absences, Gestion du personnel, Gestion du courrier...)
Les gains de temps potentiels et l'automatisation des tâches rendues possibles par cette réo-organisation devraient permettre de soulager les responsables des tâches répétitives qui encombrent leur agenda et limitent leurs capacités d'innovation et de prospection nécessaires à la bonne marche de l'établissement.
Partage de ressources
Imprimantes :
Le réseau permet de partager des imprimantes entre plusieurs utilisateurs. Ainsi, les imprimantes de production (Compaq PageMark15 / Epson EPL N2000) ont été disposées dans des locaux faciles d'accès. Chaque utilisateur ne disposant pas d'une imprimante performante peut ainsi bénéficier de la rapidité et de la qualité d'impression d'une grosse imprimante.
Ce partage d'imprimante apporte deux avantages essentiels :
* la desserte de n'importe quel poste local : quelque soit sa localisation, l'utilisateur peut toujours imprimer ces documents. A charge pour lui de les récupérer sur l'imprimante qu'il a utilisé.
* la réduction du nombre d'imprimantes en service et donc la réduction des coûts de maintenance et d'entretien, ainsi qu'une réduction sensible de la diversité des consommables à gérer.
Tour de CD-ROM :
Pour les CD-ROM supportant une consultation multi-utilisateurs, il est possible de les partager par l'intermédiaire du réseau. Ainsi, chaque utilisateur peut accéder à divers CD-ROM sans avoir besoin de disposer physiquement du produit. Il suffit que ce dernier soit chargé sur le serveur.
La gestion physique des CD-ROM, et donc leur intégrité, s'en trouve donc facilitée.
Logiciels :
Il est possible d'installer les différents logiciels utilisés par les utilisateurs sur le serveur. Chacun pouvant ensuite, selon ses besoins, accéder aux outils dont il a besoin sans pour autant que son poste ait été configuré.
Cela permet :
* une gestion centralisée des licences nécessaires et limite les risques de piratage (Le responsable informatique et sa hiérarchie sont responsables pécuniairement et pénalement...),
* un allégement des tâches d'administration des postes locaux.
Capacités de stockage :
Ainsi que je l'ai exposé précédemment (Sécurisation des données), le réseau permet aux utilisateurs de disposer d'une capacité de stockage importante de leurs informations.
La rapidité du serveur et de ses disques durs permettent un accès rapide aux fichiers volumineux, qui dans la mesure où ils sont stockés dans un endroit commun, ne nécessitent plus de fastidieuses duplications pour être partagés.
Messagerie / Agenda commun:
Cet outil devrait permettre une circulation quasi en temps réel de l'information. Chaque utilisateur du réseau dispose d'une boite postal et peut donc être contacté aisément.
Les listes de diffusion permettent, en une seule opération, d'informer un ensemble d'individus. Il est possible d'obtenir des accusés réception pour vérifier que le destinataire à bien pris connaissance du message.
Recommandation N°2
Afin de faciliter la coopération, l'innovation au sein des différentes entités, des différents sites de l'établissement, il est important de favoriser l'utilisation de ressources communes afin que chacun puisse se référer au même environnement, aux mêmes outils. Cette communauté doit favoriser l'émergence d'une communauté d'individus oeuvrant tous dans le même sens.
Par ailleurs, afin de dégager du temps au responsable informatique, il est vital de limiter les facteurs qui le conduisent à intervenir sur des postes locaux, au détriment de tâches plus utiles.
A titre d'information, mon activité se répartie comme suit :
* 10% de programmation/maintenance d'application, ce qui est nettement insuffisant pour assurer les besoins actuels d'applications fédératrices,
* 10% de lecture et mise à niveau pour asseoir mes compétences...
* 30% d'administration du réseau (Pour assurer la continuité du service, certaines opérations doivent être effectuées chaque semaine, certaines d'entre-elles doivent être réalisées en l'absence des autres utilisateurs : 3 heures de maintenance chaque mercredi matin tôt...)
* 50% de dépannage en tout genre sur les postes locaux (Réinstallation de poste "plantés", conversion de format de fichiers, explications renouvelées de procédures oubliées aussitôt...)
Idéalement, les proportions devraient être de 25/25/30/20... nous en sommes loin et pour l'instant, seul le site de St Gervais est pris en compte... le site de Pontaumur se greffe en sus.
Diffusion de l'information / accès à l'information
La messagerie disponible via le réseau permet de diffuser toutes sortes d'information à chaque utilisateur du réseau (Message, fichiers...).
Cependant, je constate quotidiennement que les notes de service sont encore diffusées prioritairement sur papier, or qui, et moi le premier, prend le temps de lire le panneau d'affichage ?
Le raccordement du site de Pontaumur sur le même réseau que celui de St Gervais devrait accroitre la nécessité d'utiliser la messagerie du réseau. En effet, la notion de distance sera partiellement abolie par ce biais...
Par ailleurs, le ministère de l'agriculture a récemment mis en avant Internet , précisant que dans un avenir proche, ce dernier média transporterait le flux d'information à destination des établissements d'enseignement.
A cette fin, différentes boites aux lettres ont été mise à disposition des principaux responsables et groupes de métier de chaque établissement.
Par ailleurs, afin d'attester de l'impact grandissante d'internet, je citerai la démarche de la mission locale de Clermont Ferrand qui envisage d'utiliser ce média pour communiquer avec les établissements.
Or, en raison de limitation technique, je suis le seul, ou presque, à pouvoir et devoir, relever chacune de ces boites.
Par ailleurs, l'évolution du contexte de la formation en France me conduit à penser qu'il est nécessaire de mettre en oeuvre des outils d'auto-formation à disposition de nos publics cibles.
Cette mise en oeuvre doit, selon moi couvrir deux aspects :
* l'acquisition d'outils existants, notamment pour un soutien en langue,
* la refonte et la rédaction des cours existants disponibles via le personnel enseignant de l'établissement.
Les outils dont nous disposons se prêtent parfaitement à cet exercice. Les technologies internet, déjà utilisées dans la Borne des élèves témoignent de leur simplicité de mise en oeuvre.
C'est, dans ce cas, avant tout un travail de conception du contenu, qui, afin de favoriser réactivité et adaptabilité aux besoins fluctuants du marché, doit avoir pour objectif, la conception de modules courts et ciblés.
Recommandation N°3
1° Il est impératif que les outils techniques permettant à chacun d'accéder à Internet soient acquis.
Chacun des deux sites devrait être équipés, dès la rentrée, du matériel, des logiciels et des lignes téléphoniques nécessaires à la mise en place d'un accès à internet.
2° Il est nécessaire qu'une série de règles soit édictée quand à l'utilisation tant qualitative que quantitative d'Internet.
En ce qui concerne le site de St Gervais, seuls les postes administratifs et le CDI disposeront d'un accès direct. C'est à partir du CDI que les enseignants et éventuellement les élèves pourront bénéficier des services Internet.
3° Une action de formation à l'utilisation de cet outil devra être menée sans tarder.
4° Il faut engager un travail d'identification des compétences présentes dans l'établissement afin d'en tirer des outils modulaires d'auto-formation à destination de nos étudiants et consultables selon les mêmes principes qu'Internet.
Organisation des tâches / articulation des métiers
Jusqu'à présent, force est de reconnaître que l'activation du réseau informatique n'a que peu modifié nos méthodes de travail et les circuits d'information inhérents.
Ce déficit est dû en partie à l'absence :
* de formation des utilisateurs à l'utilisation des outils de GroupWare (Messagerie/agenda commun...)
* d'applications fédératrices pour la gestion des données de toutes sortes, y compris les documents "texte" (10% de programmation....)
Il est impératif que nous réorganisation nos tâches pour tirer profit du potentiel que représente le réseau.
A titre d'exemple, on peut citer :
* chacun doit s'astreindre à mettre à jour les données qu'il gère en temps réel (Adresse, Téléphone, Fax, N.I.N., ...).
* chacun doit être responsable de la communication des informations qu'il détient aux utilisateurs concernés autrement que par des petits morceaux de papier volants...
* les procédures de collecte de l'information doivent être précisées, afin que la cohérence de la base de données soit préservée. Il est indispensable que le point principal d'entrée de l'information, c'est à dire le "courrier arrivé" face l'objet d'un traitement précis qui déclenche un certain nombre d'actions (Expédition des documentations, mise à jour des adresses lorsqu'un changement est signalé, saisie des informations transmises par courrier directement dans la base de données).
Et réciproquement, le "courrier départ" doit être traité de la même façon.
* les procédures de facturation, de recouvrement et autres activités comptable doivent être automatisées (ce qui suppose la saisie quotidienne des informations nécessaires) afin de respecter un délai, un temps de réponse inférieur à la semaine (nous en sommes à près de trois mois sur certaines opérations...)
Fusion des sites de St Gervais et de Pontaumur
Sujet délicat qui va certainement faire grincer des dents, mais la messagerie électronique ne transmet pas les bruitages...
Tout ce que j'ai évoqué ci-dessus s'applique bien sûr à Pontaumur qui devrait bientôt connaître les joies de l'informatique en réseau.
Il est impératif que les deux sites utilisent les mêmes outils et les mêmes méthodes de travail. Des procédures de coordination draconiennes doivent présider au fonctionnement de chaque site dans le but d'établir une synergie visant à respecter l'autonomie de chacun tout en prônant une uniformisation bénéfique...
Uniformisation du matériel informatique
A l'heure actuelle, le Site de St Gervais est équipé d'un très gros serveur utilisant le système d'exploitation NetWare 4.11 de Novell.
A l'époque du choix de ce système d'exploitation, les concurrents envisageables ne présentaient pas les mêmes performances et le même degré de sécurité. C'est moins vrai aujourd'hui.
Par ailleurs, le CNERTA impose Novell si on souhaite bénéficier d'une assistance sous Coccinelle (Application comptable).
Première solution envisageable :
St Gervais dispose d'une licence 50 postes qui couvre largement ses besoins et permettrait d'accueillir les utilisateurs de Pontaumur. De même, le serveur est capable de supporter la charge inhérente au raccordement de Pontaumur.
Techniquement, il est tout à fait possible, via une ligne téléphonique "haut débit", de raccorder tous les utilisateurs de Pontaumur au site de St Gervais.
En terme d'investissement, c'est la solution la moins onéreuse. En effet, outre le cablage des bâtiments de Pontaumur qui devra dans tous les cas de figure être réalisé, il suffit d'acquérir deux routeurs pour une somme modique d'environ 7000.00 FF TTC pour adapter le réseau actuel, plus les frais de mise en service de la ligne téléphonique soit 8000.00 FF / site.
Ensuite, c'est un coût fixe d'environ 3000.00 FF / mois de communication téléphonique qu'il faudra débourser
Avantages :
* Un seul serveur à administrer en un seul lieu physique,
* Une seule source de données, tout est à jour en temps réel, en permanence,
* Un seul outil de messagerie, avec un seul annuaire.
Inconvénients :
* Le site de Pontaumur est dépendant de l'informatique du site de St Gervais,
* Le budget de fonctionnement augmente en raison du coût de la ligne téléphonique haut débit,
* En cas de forte demande de connexion de la part de Pontaumur, un risque de lenteur.
Or, la tendance actuelle du marché s'oriente davantage vers du tout Microsoft et donc l'installation d'un serveur exploitant Windows NT Serveur, Novell perdant régulièrement des parts de marché.
En terme de pérennité d'investissement, la logique porte à choisir ce système d'exploitation.
Deuxième solution envisageable :
L'installation d'un serveur complet, de moindre puissance que celui de St Gervais, sur le site de Pontaumur. A l'inverse de la solution précédente, le budget d'investissement initial s'évalue à quelques 100000.00 FF TTC, le budget de fonctionnement se bornant aux consommables habituels.
Le site de Pontaumur devient ainsi autonome, tout en dépendant de la mise à disposition de ma modeste personne par le Site de St Gervais pour la maintenance du serveur.
Premier cas de figure :
Pour respecter l'existant, nous choisissons d'installer le serveur de Pontaumur avec Novell, auquel cas, nous n'avons aucun problème de compatibilité avec St Gervais.
Avantages :
* L'outil de messagerie reste le même. Seule une synchronisation quotidienne par téléphone sera nécessaire,
* Il est possible d'opérer une duplication des données de chacun des sites sur l'autre, accroissant ainsi la sécurité des données,
* Un seul système d'exploitation à connaître ce qui simplifie ma tâche.
Deuxième cas de figure :
Nous choisissons de respecter la tendance du marché, le serveur de Pontaumur est installé avec un Windows NT Serveur.
Avantages :
* Nous bénéficions de la dynamique du marché autour de ce produit,
* La sécurisation des postes locaux est plus facile à mettre en oeuvre,
* Le fonctionnement des principales applications de bureautique que nous utilisons quotidiennement est plus serein que sous Novell, en effet, le tout Microsoft semble plus étudié...
* Ce système d'exploitation est livré avec des outils prêts à l'emploi pour bénéficier d'internet.
Inconvénients :
* L'outil de messagerie n'est pas le même et pas compatible avec celui disponible à St Gervais, ce qui ne facilitera pas les processus déjà en panne de la fusion...
* Pas de solution simple de réplication des données entre les deux serveurs,
* Deux systèmes d'exploitation à connaître, Windows NT serveur ne pouvant encore se targuer de la stabilité d'un Novell...
* Que se passe-t-il pour Coccinelle et le CNERTA ?
Troisième solution envisageable :
Nous gardons le principe d'un serveur sur chaque site et nous sacrifions l'existant.
Les deux serveurs sont installés sous Windows NT Serveur, ce qui suppose la ré-installation complète du site de St gervais...
Pierre ROBERT apprécierait cette solution dans la mesure où elle permettrait un meilleur vérouillage des postes locaux. Ceci dit, il est possible de contourner cette difficulté par l'installation d'un Windows NT Work Station sur chaque poste local, le verrouillage de celui-ci étant alors facile.
Techniquement parlant, chacune des trois solutions est possible et fiable.
En revanche, si on replace chacune de ces solutions dans le contexte qui est le nôtre, seules la première, la deuxième "premier cas de figure" et la troisième sont acceptables. En effet, les processus de fusion de nos deux établissements interdisent d'introduire de nouveaux facteurs discriminant pouvant rendre plus difficile encore cette étape.
Il peut-être tentant de prendre en compte l'aspect novateur de Windows NT serveur, l'intégration des services Internet représentant son principal atout. Par ailleurs son coût de mise en service au tarif éducation est alléchant.
En revanche, si nous gardons Novell, il est nécessaire d'implémenter les outils Internet en sus (18385.00 FF TTC par site, le coût d'équipement de Pontaumur pouvant être réduit par le choix d'un logiciel moins complet).
Le coût de conversion du site de St Gervais en Windows NT serveur avec mise à jour des postes pédagogiques en Windows NT WorkStation (cf Pierre ROBERT) se monte à 40000.00 FF TTC.
Recommandation N°4
Après mûres réflexions, je préconise d'adopter la solution suivante :
1° Un serveur sur chaque site de manière à ce que Pontaumur puisse garder son autonomie,
En fait, il a été décidé de relier les deux établissements par un ligne TRANSFIX (Ligne téléphonique spécialisée). Seul le site de St Gervais disposera d'un serveur.
2° Conserver Novell NetWare à St Gervais, et l'installer à Pontaumur pour :
* assurer la compatibilité des deux sites,
* établir des réplications de données inter-site et sécuriser davantage nos données,
* faciliter la communication inter-site par l'intermédiaire d'un outil de messagerie commun déjà connu par le personnel et les élèves de St Gervais,
* Respecter les directives du CNERTA par rapport à Coccinelle,
* bénéficier de la stabilité d'un système d'exploitation reconnu et dont le support technique est bien supérieur à celui de Windows NT serveur.
3° Convertir la ligne téléphonique de Pontaumur au standard Numéris afin de faciliter la connexion des deux serveurs d'une part et faciliter la mise en place d'un service de télé-conférence tant vocal que visuelle entre les différents personnels.
France Telecom a été sollicité dans le cadre d'une proposition globale visant d'une part à renouveller l'installation de Pontaumur (Passage du standard en Numeris) et d'autre part, fourniture d'un accès numéris dédié à l'accès Internet.
4° Acquérir les outils permettant de connecter chacun des sites à Internet de manière fiable et ouverte à chaque personnel autorisé. Je rappelle que le ministère et certains de nos partenaires envisagent d'utiliser de plus en plus ce média.
Ainsi, le coût de migration éventuel de Novell à NT pour St Gervais, peut-il être ré-affecté à cette tâche.
Chacun des deux sites sera équipé du même type type d'accès : un routeur permettant le partage de l'accès internet fourni par le CNERTA et une ligne numéris dédiée.
5° Pour tenir compte des besoins de sécurisation des postes pédagogiques et alléger la charge de maintenance de ces mêmes postes, il est nécessaire d'envisager leur migration sous Windows NT WorkStation soit un budget de 6984.00 FF TTC pour 18 postes (ce montant était inclus dans le budget de migration de 40000.00 FF TTC énoncé précédemment).
Cette question reste en suspend. La conversion des postes à Windows NT ne semble pas à l'ordre du jour... Par ailleurs, nous sommes toujours à la recherche d'une solution nous permettant de verrouiller les postes.
Autre possibilité, l'acquisition d'un logiciel (600.00 FF TTC) permettant de réaliser des copies de disque dur. Ainsi, chaque poste nécessitant une ré-installation pourrait être réhabilité très rapidement...
Uniformisation du fonctionnement administratif des deux sites
Cours d'informatique :
Afin de faciliter l'apprentissage de l'informatique par les élèves de Pontaumur, il me semble intéressant que les cours aient lieu à St Gervais. En effet, le nombre de postes disponibles permet à chaque élève de manipuler seul.
En revanche, afin que la pratique informatique ne s'arrête pas à St Gervais, il me semble important que Pontaumur renouvelle ses postes anciens de manière à ce que ses élèves puissent pratiquer librement sur leur site, ce qui leur aura été dispensé en formation à St gervais. De plus, la présence d'un matériel fiable et homogène avec celui de St Gervais, leur permettra de poursuivre leurs activités telles que la frappe de leur rapport de stage.
A cette fin, la commande de postes locaux pour le site de Pontaumur devra veiller à ce que ces derniers soient livrés avec Windows NT WorkStation et non pas Windows 95...
L'utilisation de la salle informatique de St Gervais par Pontaumur, ne semble pas à l'ordre du jour... Cependant, attention à la compatibilité des applications utilisées lors de la frappe des rapports de stage (les élèves de Pontaumur restant le week-end à St Gervais, n'auront pas la même version de Works qu'à Pontaumur...)
Pratique comptable :
Le maintien d'une comptabilité indépendante, si elle permet de garder l'autonomie relative de Pontaumur, pose des problèmes d'organisation qu'il est urgent de solutionner.
Ainsi, le décalage entre certaines opérations de mandatement conjoint entre les trois centres pose-t-il des problèmes au niveau de l'exécution par l'agent comptable des démarches nécessaires.
L'ordonnancement ne pouvant pas être délégué, il est important qu'une procédure rigoureuse prévoyant des échéances hebdomadaires fixes, soit mise en place pour limiter ces problèmes de coordination entre les trois centres.
A ce titre, et au risque de déplaire, mais après tout je fais partie des pionniers qui ont été amené à intervenir physiquement sur les deux sites et cela bien avant la fusion, il me paraît indispensable qu'une personne de Pontaumur vienne à St Gervais (site de l'ordonnateur) pour coordonner les documents physiques et les fichiers informatiques comptables. En effet, une signature physique étant nécessaire, le réseau informatique ne peut apporter une solution complète.
La mise en oeuvre d'un seul serveur sur le site de St gervais va permettre de rendre l'utilisation de Coccinelle plus transparente, notamment avec la suppression des échanges de disquettes entre pontaumur et st gervais.
Gestion du personnel :
Le ministère de l'agriculture ne connait maintenant que le site de St Gervais. Il est important qu'un fichier commun soit mis en oeuvre afin que chacun des deux sites puisse accèder aux informations de l'ensemble du personnel. Par ailleurs, il me semble important que l'ensemble des dossiers "papier" fasse l'objet soit d'un regroupement, soit d'une duplication pour les pièces essentielles sur chacun des deux sites.
C'est une application PARADOX qui devrait fédérer la gestion du personnel. La présence physique des dossiers reste attachée au site d'affectation principale. Par le biais de l'application, toutes les données seront disponibles. Il reste à définir qui fait quoi dans cette application ?
Gestion des élèves :
* C'est à partir de l'effectif scolaire que le ministère définit le nombre de postes affectés à l'EPLEFPA des Combrailles, il est important qu'une gestion centralisée soit mise en oeuvre pour l'établissement de statistiques fiables à destination du ministère.
* Par ailleurs, la présence d'élèves des deux sites alternativement sur l'un ou l'autre nécessite de disposer des informations les concernant, notamment au niveau médical.
C'est pourquoi, il est indispensable que la gestion du fichiers des élèves soit unique, un seul GestElev pour tout le monde, d'où la nécessité pour Pontaumur d'acquérir un standard Numéris qui permettra, chaque fois que le besoin s'en fera sentir de consulter de manière transparente, l'unique fichier des élèves.
Il est nécessaire de prévoir l'acquisition d'une version réseau de GestElev auprès du CNERTA et donc de résilier les contrats de maintenance afférent à Pontaumur. Par ailleurs, c'est une application PARADOX qui assurera l'accès aux données, avec synchronisation des fichiers GestElev. Ainsi, la gestion des élèves, de leurs absences, de leurs notes seront accessibles par l'intermédiaire d'une seule application, commune à tous, chacun disposant des dernières informations à jour en temps réel.
Agenda commun :
Il est impératif qu'une personne par site soit désignée pour maintenir à jour un agenda du site d'une part et que ces deux personnes coordonnent ensuite leurs informations pour maintenir à jour un agenda commun accessible par tous via le réseau informatique.
Il s'agit de maintenir un agenda qui fasse état à la fois :
* du calendrier de chaque formation avec les dates de stage, d'examen...
* de l'emploi du temps des principaux décideurs de l'établissement, notamment pour faciliter la coordination des opérations d'ordonnancement comptable,
* des différentes activités organisées par l'établissement ou celles auxquelles l'établissement participent.
La mise à jour de cet agenda devra être au minimum bi-hebdomadaire. Nous disposons des outils nécessaires !
Une tentative de mise en oeuvre a été faite courant Mai 1998 sur le site de St Gervais, le moins que l'on puisse dire, c'est qu'elle n'a pas susciter d'enthousiasme !
Voilà, il me reste à préciser que ce document intégre les arguments avancés au cours des innombrables discussions que j'ai pu avoir avec ceux que l'établissement compte de gens de bonne volonté.
L'éventail des thèmes abordés n'est pas exhaustif, il résulte d'un choix prenant en compte les urgences...
Il va de soi que ce texte ne saurait être pris pour argent comptant, mais en tout cas, il engage son auteur de manière claire et déterminée, dans le but de péréniser l'établissement qui le paye...